FAQ クラウド電話を使うには

クラウド電話を利用することで、電話の受発信がRe:lationで行えます。
利用開始時の諸注意や利用時の推奨環境については「クラウド電話オプションの諸注意」をあらかじめご確認ください。

こちらでは以下項目を説明しています。
・電話機能を使う前に
・電話をかけるには
・電話をうけるには
・電話を転送(内線)するには
・通話メモを記録するには
・通話メモからコンタクトを作成するには
・通話メモから連携している外部システムを開くには
・通話メモ記録後に別のチケットに移動するには
・不在着信を確認するには
 

1.クラウド電話を利用するには、Re:lationログイン後に表示されるダイアログより、クラウド電話にログインします。
　もしくは、Re:lation画面上部の［ログイン］からクラウド電話にログインします。


2.クラウド電話にログインするとログイン画面が表示されます。
［ユーザー名］［パスワード］を入力して［サインイン］をクリックします。
ログインが完了するとログイン画面は自動で消え、Re:lationの画面に戻ります。
※クラウド電話の［ユーザー名］と［パスワード］はクラウド電話契約時に別途発行されているユーザー情報です。
Re:lationのログインに使用するユーザー情報とは異なりますのでご注意ください。

3.クラウド電話にログイン後、Re:lation画面上部に表示される［受付中］［オフライン］ボタンによって電話の受付状態を確認・変更できます。
　［受付中］…電話を受けられる状態。
　［オフライン］…電話を受けられない状態。離席時など、電話を受けられない際は［オフライン］にします。
※［オフライン］の状態で電話をかけることは可能ですが、電話を受けることはできません。
　［受付中］のまま離席すると、Re:lation受電時にほかのユーザに着信されません。
　　離席したユーザに電話がかかったままの状態となりますのでご注意ください。


クラウド電話のユーザーステータスについては、以下ヘルプページもご確認ください。
　https://faq.relationapp.jp/15254
 

電話は次のいずれかの操作からかけることができます。
　①［新規作成］のプルダウン
　②メッセージの三点リーダー
　③関連するお客様情報の電話番号

①［新規作成］のプルダウン
［電話をかける］をクリック

②メッセージの三点リーダー
［電話をかける］をクリック

③関連するお客様情報の電話番号
登録されている電話番号をクリック

１.①②の［電話をかける］もしくは③の電話番号をクリックすると画面中央にウィンドウが表示されます。
　電話番号を入力し［電話をかける］をクリックすると発信します。
　電話番号をコピー＆ペーストして貼り付けた後、［Enter］キーで電話をかけることもできます。

２.通話が開始したタイミングで通話メモが立ち上がり、過去のやり取りがある場合はタイムラインに表示されます。
※通話メモは電話を開始した受信箱で作成されます。

1.着信があると、受電したユーザにコール音が鳴り、画面右下にダイアルパッドが表示されます。
　※全てのユーザの電話が一斉に鳴るのではなく1ユーザずつ電話が鳴ります。

2.［通話を受信］ボタンをクリックすると電話を受けることができます。
　通話が開始したタイミングで通話メモが立ち上がり、過去のやり取りがある場合はタイムラインに表示されます。

3.ダイアルパッド上部にチケットが作成されている「受信箱名」および「チケットID」が表示されます。
　チケットIDをクリックすると、該当のチケット詳細画面へ遷移します。

※権限のない受信箱に紐づく電話を着信した場合
クラウド電話の設定にて、権限のない受信の電話が着信するようにルーティング設定されている場合、
着信時にエラーが表示されます。
ルーティング設定または受信箱の権限設定について、アカウントオーナに確認してください。
https://faq.relationapp.jp/15187

1.電話を別のユーザに転送するには［保留］をクリックし、［クイック接続］をクリックします。
　※転送(内線)先ユーザが［受付中］になっていない場合は転送できない（受電できない）ためご注意ください。
　※［保留］を選択せず［クイック接続］を行うと保留音が音声データに含まれるためご注意ください。

2.クイック接続画面から転送したいユーザを選択し、［呼び出し］をクリックします。


3.転送先のユーザにつながり、転送が完了したら［通話を終了］をクリックし通話を終了します。
　ここから発信元と転送先の通話が開始されます。
※転送先に繋がり、相手と通話ができることを確認してから［通話を終了］をクリックしてください。

4.通話メモを記入して記録します。
※通話メモは電話を受けたユーザ、内部転送を受けたユーザそれぞれの通話メモが作成されます。

電話の転送を解除したい場合
転送先のユーザにつながらず、転送を一旦解除したい場合は、
転送先のユーザ名の右端にある［×］をクリックします。
※エンドユーザー様の電話番号表示の右端の［×］をクリックすると、保留が解除されますのでご注意ください。

1.通話メモに表示される情報は以下の通りです。


2.通話メモを記録した後、通話メモ画面右下の［記録］ボタンから記録できます。
　記録後のステータスは［対応完了］になります。


承認依頼をする場合は［承認依頼］ボタンから[マネージャー]権限以上のユーザに承認依頼することができます。


記録時に任意のステータスに通話メモを移動させたい場合は、［記録］ボタン横の［▼］から選択できます。

 
記録した通話メモの詳細については、以下ヘルプページを参照ください。
　通話メモを確認するには 

 

1.通話メモからコンタクトを作成することが可能です。
　通話メモ上部のコンタクトアイコンをクリックします。


2.左側にコンタクト作成画面が表示されるので、氏名や会社名などの必要事項の入力をし保存をします。


3.コンタクトの登録が完了すると、次回以降の通話時の通話メモに
　コンタクトの名前・会社名がデフォルトで表示されるようになります。

※コンタクトの新規作成には、オペレータ以上のアドレス帳権限が必要です。
　詳細は アドレス帳にコンタクトを登録するには をご確認ください。
 

通話メモからRe:lationに連携設定している外部システムのページを開くことも可能です。
通話メモ上部のメニューアイコンをクリックすると、連携設定している外部システムのリンクが表示されます。
リンクをクリックすると、設定した外部システム連携先が開きます。

 

１．通話メモ記録後に別チケットへメッセージを移動させる際は［▼］をクリックし、
　　編集画面の［別のチケットに移動して記録］を選択します。


２．［別のチケットに移動］画面が表示されるので、［次へ］をクリックします。


３．対応中の受信箱内で、通話先番号が一致するメッセージを含むチケットが一覧表示されます。
　ここで移動させたいチケットを選択し［移動］をクリックすると、任意のチケットに移動できます。


４．移動後のステータスは、移動先のチケットに準じます。
移動後に任意のステータスに変更させる場合は、プルダウンで移動後のステータスを指定し、移動後に任意のステータスで記録ができます。
 
 

不在着信があったときは、不在着信の通話メモをRe:lationに残すことができます。

受付時間外や、担当者不在で電話に出られなかった際に指定した受信箱に不在着信の通話メモが作成されます。

カテゴリにある［不在着信］から不在着信を含むチケットの一覧を表示することができます。